Informazioni, aggiornamenti, chiarimenti e novità relative alla Conservazione Sostitutiva

Temi trattati:

1. Versamento Imposta di bollo su Fatture
2. Libro Giornale
3. Libro Inventari a saldo per l’anno 2014.

L’emanazione del DMEF 17 Giugno 2014, all’Art.6 ha modificato il procedimento e le modalità di versamento dell’Imposta di Bollo, posticipando la scadenza a 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio , mentre prima era fissata entro il 31 Gennaio dell’anno successivo.

Il testo dell’Art. 6 è esplicito:

“Art. 6 Modalità di assolvimento dell’imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti rilevanti ai fini tributari

L’imposta di bollo sui documenti informatici fiscalmente rilevanti e’ corrisposta mediante versamento nei modi di cui all’art. 17 del decreto legislativo 9 luglio 1997, 241, con modalità esclusivamente telematica.
Il pagamento dell’imposta relativa alle fatture, agli atti, ai documenti ed ai registri emessi o utilizzati durante l’anno avviene in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio. Le fatture elettroniche per le quali e’ obbligatorio l’assolvimento dell’imposta di bollo devono riportare specifica annotazione di assolvimento dell’imposta ai sensi del presente decreto.
L’imposta sui libri e sui registri di cui all’art. 16 della tariffa allegata al decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 642, tenuti in modalità informatica, e’ dovuta ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse.”

L’articolo ci fornisce diverse utili indicazioni. Innanzitutto che il versamento è unicamente per via telematica con F24. Al Comma 2, amplia le casistiche di applicazione, includendo anche le fatture, dove prima era consentita solo se si era in possesso dell’autorizzazione all’assolvimento dell’Imposta di Bollo in modalità virtuale. Il termine per il versamento dell’Imposta di Bollo è stabilito entro 120 giorni dalla chiusura dell’Esercizio. Infine conferma che il calcolo è basato sull’equazione di un bollo ogni 2.500 registrazioni contabili (non righe del Libro Giornale). Ultimo, ma molto importante, che non si deve più ottemperare al versamento dell’acconto e alla comunicazione all’Agenzia delle Entrate.

Un’ottima semplificazione rispetto alla precedente procedura.

Stabilire il termine, fissato entro 120 giorni dalla chiusura dell’Esercizio, introduce di fatto, scadenze diverse in funzione del periodo fiscale adottato, che può essere pari all’anno solare o infrannuale. In questo secondo caso, l’esercizio, inizia e termina in anni diversi. Vediamo di seguito le varie scadenze.

1. Scadenze per eseguire il versamento.

Il termine per eseguire il versamento è di fatto legato al periodo fiscale adottato come Esercizio. Esso può essere pari all’anno solare o gestito su periodo infrannuale. Vediamo di seguito le principali tipologie:

Scadenza per Anno Fiscale Gennaio-Dicembre. Le Aziende che hanno adottato l’esercizio fiscale pari all’anno solare, devono eseguire il versamento entro il 30 Aprile dell’anno successivo (120 giorni dal 31 Dicembre dell’anno prima).
Scadenza per Anno Fiscale Aprile-Marzo. Le Aziende che hanno adottato l’esercizio fiscale con inizio il primo Aprile e con termine il 31 marzo dell’anno successivo, devono eseguire il versamento entro il 29 Luglio dell’anno successivo (120 giorni dal 31 Marzo dello stesso anno).
Scadenza per Anno Fiscale Luglio-Giugno. Le Aziende che hanno adottato l’esercizio fiscale con inizio il primo Luglio e con termine il 30 Giugno dell’anno successivo, devono eseguire il versamento entro il 28 Ottobre dell’anno successivo (120 giorni dal 30 Giugno dello stesso anno).
Scadenza per Anno Fiscale Ottobre-Settembre. Le Aziende che hanno adottato l’esercizio fiscale con inizio il primo Ottobre e con termine il 30 Settembre dell’anno successivo, devono eseguire il versamento entro il 28 Gennaio dell’ulteriore anno successivo (120 giorni dal 30 Settembre dell’anno prima).

2. Modalità di calcolo dell’Imposta di Bollo.

L’Imposta di Bollo deve essere versata entro il Termine previsto e la normativa, ricordiamo, consente di raggruppare nello stesso versamento:

L’Imposta dovuta sul Libro Giornale (1 bollo da 16,00 Euro ogni 2.500 Registrazioni contabili (non righe del Libro Giornale).
L’Imposta dovuta sul Libro Inventari (1 bollo da 16,00 Euro ogni 2.500 registrazioni contabili. Ma nel Libro Inventari questo elemento non c’è e, quindi, l’Agenzia delle Entrate dispone di contare, come registrazioni contabili, gli elementi che concettualmente ne corrispondono. Tali elementi sono: ogni articolo o prodotto nella parte inventario, ogniconto nella parte bilancio, ogni cespite nella parte dei beni ammortizzabili, etc. Calcolo complicato, ma fattibile.
L’imposta dovuta sulle Fatture di vendita, per il Bollo da 2,00 Euro, da apporre ad ogni fattura esente IVA con totale superiore ai 77;57 Euro (ex 150.000 Lire). Diversamente da prima, anche questa Imposta, può essere versata ai sensi dell’Art. 6 del DMEF 17 Giugno 2014, rappresentando una notevole semplificazione, rispetto alla procedura dell’autorizzazione all’assolvimento dell’Imposta di Bollo in modalità virtuale, che comunque continua a rimanere attiva e che prevede la scadenza ancora al 31 gennaio di ogni anno. Si precisa che coloro che hanno avuto e continuano ad utilizzare l’autorizzazione, devono aderire ed espletare la procedura telematica prevista per quella modalità e rispettare la sua scadenza posta al mese di gennaio di ogni anno. A meno che non si proceda a dare formale disdetta, per passare alla procedura prevista nel DMEF 17 Giugno 2014.
Relativamente al calcolo dell’imposta di Bollo da versare, abbiamo due diverse operazioni:

LIBRO GIORNALE e LIBRO INVENTARI: Per coloro che vogliono cimentarsi nelle operazioni di calcolo suggeriamo di rilevare il numero totale delle registrazioni contabili, dividerlo per il valore 2.500 e applicare al risultato la regola dell’arrotondamento all’unità superiore. L’arrotondamento per eccesso è necessario per calcolare bolli interi (ad esempio se avessimo 25.686 Registrazioni, dobbiamo versare 11 Bolli e non 10,2744 Bolli). Trovato il numero dei bolli, lo si moltiplica per il valore unitario di 16,00 Euro e con ciò, si determina l’importo complessivo da versare.
FATTURE CON IMPOSTA DI BOLLO (anche quelle elettroniche da trasmettere alla Pubblica Amministrazione): l’importo da versare corrisponde alla moltiplicazione del numero di Fatture, che devono avere l’Imposta di Bollo, per il valore del bollo che è di 2,00 Euro.

3. Modalità di versamento dell’Imposta di Bollo.

Precisiamo che l’Imposta di Bollo, dovuta sul Libro Giornale e sul Libri Inventari, la si deve sommare a quella dovuta sulle fatture per inserire un solo rigo nel modello F24 Telematico. Infatti l’uso del modello F24 è di nuova introduzione ed è obbligatorio dal 01/01/2015, sostituisce il precedente versamento con modello F23, in quanto a Dicembre 2014 l’Agenzia delle Entrate ha emanato la Risoluzione 106/E del 2 Dicembre 2014, nella quale dispone la procedura per ottemperare alle disposizioni del DMEF 17 Giugno 2014, istituendo il Codice Tributo:

“2501” denominato “Imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti rilevanti ai fini tributari – articolo 6 del decreto 17 giugno 2014”.

Ne risulta quindi che il modello dovrà essere compilato come da esempio seguente e dovrà essere trasmesso telematicamente:

Non si deve più inviare la Raccomandata all’Agenzia delle Entrate con la “Comunicazione consuntiva Imposta di Bollo” e non si deve più versare l’acconto per l’anno 2015. Rammentiamo infine che per l’anno 2014, avendo già versato l’acconto nello scorso Gennaio 2014, l’importo da versare dovrà essere il solo saldo (Totale da versare – acconto versato). Mentre relativamente all’anno 2015, non versando ora l’acconto quest’anno, al prossimo 30 Aprile 2016 si dovrà versare l’intero importo dovuto.

4. Procedura di gestione dell’Imposta di Bollo sulle Fatture in modalità virtuale tramite autorizzazione rilasciata dall’Agenzia delle Entrate.

Precisiamo e ribadiamo ancora una volta, che coloro che hanno in carico l’autorizzazione all’assolvimento dell’imposta di bollo in modalità virtuale, dovranno procedere con due differenti scadenze e modalità:

per l’imposta di bollo dovuta sulle fatture, si deve procedere con la procedura della comunicazione telematica, da trasmettere entro il 31 gennaio di ogni anno, e in seguito, si dovrà seguire la procedura, per i versamenti bimestrali, con F24 telematico entro le scadenze predisposte dalla comunicazione che si riceve dall’Agenzia delle Entrate
Per l’Imposta di Bollo dovuta Sul LIBRO GIORNALE e sul LIBRO INVENTARI, si deve procedere con la scadenza e le modalità previste nel DMEF 17 Giugno 2014, di cui abbiamo illustrato i termini nei paragrafi precedenti.
Una procedura più complicata e che frammenta le scadenze. Coloro che preferiscono comunque mantenere la procedura della modalità virtuale tramite autorizzazione, ovviamente possono procedere con questa modalità anche per gli anni futuri, eseguendo i versamenti con modello F24 Telematico, utilizzando però i seguenti Codici Tributo:

“2505” denominato “BOLLO VIRTUALE – RATA”;
“2506” denominato “BOLLO VIRTUALE – ACCONTO”;
“2507” denominato “BOLLO VIRTUALE – Sanzioni”;
“2508” denominato “BOLLO VIRTUALE – Interessi”.
mentre coloro che fossero interessati, a cambiare, possono procedere alla disdetta dell’autorizzazione e unificare le due modalità di assolvimento delle Imposte, con la il versamento ai sensi dell’Art.6 del DMEF 17 Giugno 2014.

5.Conclusioni.

Ottemperare all’obbligo di versamento dell’Imposta di Bollo è oggi più semplice rispetto al passato, ma rimane comunque una procedura che richiede attenzione e competenze specifiche. Come sempre siamo a disposizione di coloro che necessitano chiarimenti e supporto.

Conservazione sostitutiva registri contabili – come assolvere all’imposto di bollo

Come noto è possibile procedere alla conservazione sostitutiva di taluni libri sociali e registri contabili e fiscali (libro giornale, registri iva, ecc.) con conseguente risparmio di costi logistici e amministrativi.

I soggetti che ancora non hanno aderito a tale possibilità o che si sono costituiti nel corso del 2014, possono optare per tale modalità di conservazione sostitutiva dei libri e registri relativi al 2014 ma devono peraltro assolvere al pagamento dell’imposta di bollo entro e non oltre il prossimo 30/04/2015.

Di seguito una breve nota promemoria.

Quadro di riferimento e adempimenti

Il decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 17 giugno 2014, definisce le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto ai sensi dell’articolo 21, comma 5, del decreto legislativo del 7 marzo 2005, n. 82.

L’articolo 6 del citato decreto, nel disciplinare le modalità di assolvimento dell’imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti rilevanti ai fini tributari, stabilisce, al comma 1, che l’imposta di bollo in argomento “è corrisposta mediante versamento nei modi di cui all’art. 17 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241, con modalità esclusivamente telematica.”

Il successivo comma 2 dispone, tra l’altro, che “Il pagamento dell’imposta relativa alle fatture, agli atti, ai documenti ed ai registri emessi o utilizzati durante l’anno avviene in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.”

A differenza di quanto avveniva in precedenza, il D.M 17/06/2014 ha apportato importanti semplificazioni:

a) Abolizione dell’obbligo di comunicazione preventiva all’Agenzia delle Entrate;

b) Abolizione dell’obbligo di versamento dell’acconto dell’imposta di bollo sulla base di stime.

Di fatto, oggi, l’imposta di bollo viene versata in un’unica soluzione a saldo sulla base dei documenti informatici effettivamente elaborati.

Tutti i soggetti che intendono procedere alla conservazione sostitutiva già a decorrere dall’anno 2014 dovranno, pertanto, procedere al versamento dell’imposta di bollo entro il 30/04/2015.

Si ricorda che l’imposta di bollo è dovuta per la tenuta del libro giornale e dei libri sociali obbligatori ed è determinata secondo criteri differenti a seconda che la contabilità sia tenuta in modalità “cartacea” piuttosto che in modalità “informatica”:

• “cartacea” sconta l’imposta di bollo di 16 Euro su ogni 100 pagine o frazioni di esse per le società di capitali (per gli altri soggetti è pari a 32 Euro),

• “informatica” sconta l’imposta di bollo di 16 Euro ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse.

Per consentire il versamento, mediante il modello F24, dell’imposta di bollo in parola, è stato istituito il codice tributo “2501”, denominato “Imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti rilevanti ai fini tributari – articolo 6 del decreto 17 giugno 2014”.

In sede di compilazione del modello di versamento F24, il suddetto codice tributo è esposto nella sezione “Erario” in corrispondenza delle somme indicate nella colonna “importi a debito versati”, con l’indicazione nel campo “anno di riferimento”, dell’anno d’imposta per cui si effettua il versamento, nel formato “AAAA”.

Infine, il contribuente che adotta il metodo di conservazione sostitutiva deve comunicarlo compilando l’apposita sezione nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento (Quadro RS).

Fatturazione Elettronica tra imprese: dal 1 Gennaio 2017 diventa realtà.

Il 18 Agosto 2015 è stato pubblicato, nella Gazzetta ufficiale, il DLgs 127 del 05 Agosto 2015. Il decreto rende possibile tra aziende private l’emissione e ricezione in modalità elettronica di fatture, corrispettivi, note di credito e note di debito.

Dal 1° gennaio 2017 si potrà optare per l’invio telematico all’Agenzia delle Entrate dei dati di tutte le fatture emesse e ricevute utilizzando la piattaforma SDI (sistema di interscambio). In questo modo corrispettivi giornalieri, cessioni di beni e prestazioni di servizi verranno memorizzati elettronicamente e trasmessi in via telematica.

Il SDI si interporrà dunque fra la parte che trasmette la fattura e la parte destinata a riceverla con il fine di controllare la presenza del codice univoco, che deve essere obbligatoriamente inserito in fattura, e del contenuto del documento stesso.

Questo sistema, che prevede anche la trasmissione elettronica dei dati degli incassi giornalieri, sostituirà le registrazioni previste dall’Articolo 24 del Dpr 633/72.
La trasmissione dei dati diviene invece obbligatoria, dal 1 gennaio 2017, per chi effettua cessioni di beni tramite distributori automatici.

La scelta dell’invio telematico della documentazione contabile porterà sostanziali agevolazioni, tra le quali:

• Lo Spesometro non dovrà più essere inviato.
• Esonero di comunicazione delle operazioni con i paesi Black List.
• Responsabilità Solidale su IVA non versata da Fornitori.
• Comunicazione contratti d’Appalto e Somministrazioni: le società di leasing non dovranno comunicare i dati relativi ai contratti, come pure gli operatori commerciali che svolgono l’attività di locazione e di noleggio.
• Non sarà più necessario compilare i modelli INTRA, per l’acquisto di beni e servizi, e la lettera d’intento.
• Eventuali rimborsi Iva saranno eseguiti in via prioritaria ed entro tre mesi dalla presentazione della dichiarazione annuale, anche in assenza dei requisiti di cui all’articolo 30, secondo comma, lettere a), b), c), d) ed e).
• Riduzione di un anno dei termini di accertamento per tutti i contribuenti, sia ad imposte dirette che Iva, che garantiranno la «tracciabilità dei pagamenti ricevuti ed effettuati.

Comunicazione del luogo di conservazione – una questione da chiarire

Rispondo, con questo articolo, a quanti mi chiedono cosa fare e come procedere con la comunicazione del luogo di conservazione delle scritture contabili (in tema di conservazione sostitutiva)

La Circolare 18/E del 24/06/2014, paragrafo 1.5, alle pagine 13 e 14, descrive con chiarezza la procedura di tenuta e conservazione delle scritture contabili in modalità elettronica (art. 21 D.Lgs. 82/2005).

La norma specifica che “il luogo di conservazione elettronica delle stesse, nonché dei registri e degli altri documenti previsti dal presente decreto e da altre disposizioni, può essere situato in un altro Stato, a condizione che con lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza.

Il soggetto passivo stabilito nel territorio dello Stato assicura, per finalità di controllo, l’accesso automatizzato all’archivio e che tutti i documenti ed i dati in esso contenuti, compresi quelli che garantiscono l’autenticità e l’integrità delle fatture di cui all’articolo 21, comma 3, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico.”

Al riguardo, è appena il caso di sottolineare che, qualora il soggetto passivo scelga di conservare la propria documentazione presso altro Stato, dovrà, in ogni caso:

• applicare le regole di tenuta e conservazione previste dalle disposizioni italiane;
• consentire alle autorità competenti (Amministrazione finanziaria italiana) di accedere ai documenti e acquisirli anche per via elettronica. A tale fine, il soggetto passivo, residente o domiciliato nel territorio nazionale dovrà:
• ai fini della comunicazione del luogo di conservazione elettronica dei documenti fiscalmente rilevanti, deve riportare nei modelli di comunicazione AA7 e AA9, nel rispetto dei termini previsti dall’articolo 35 del D.P.R. n. 633 del 1972, gli estremi identificativi dei luoghi di giacenza fisica dei server dove sono conservati i documenti, anche se essi risiedono all’estero;
• ai fini dell’esibizione, deve assicurare l’accesso automatizzato all’archivio, con ogni mezzo, in qualsiasi momento e dalla sede dove è effettuato il controllo ai sensi dell’articolo 52 del D.P.R. n. 633 del 1972.

Buona Lettura

Semplificazione normativa sulla sottoscrizione dei documenti informatici con firma grafometrica. SmartSign è conforme!

Alla luce del nuovo quadro normativo, la nostra soluzione di firma, SmartSign si conferma pienamente compliant agli adempimenti del Garante Privacy. Smart Sign è sempre stato conforme e continua ad esserlo anche in considerazione del recente Provvedimento in tema di biometria, pubblicato in G.U. il 12 dicembre 2014.

Il nuovo quadro normativo ha semplificato alcuni adempimenti relativi alla sottoscrizione dei documenti informatici a mezzo firma grafometrica: il Garante ha individuato alcune tipologie di trattamento che, per le specifiche finalità perseguite, presentano un livello ridotto di rischio e non richiedono più la necessità di presentare istanza di verifica preliminare.

Per far chiarezza sui contenuti del nuovo provvedimento, abbiamo preparato un documento che illustra i punti salienti della norma e spiega come SmartSign sia conforme ad essa.

Scarica il documento con l’analisi completa. Clicca qui

Per leggere il Provvedimento del Garante Privacy del 12 novembre 2014 vai a questa pagina

Ci teniamo a ricordare che Pc Planet da sempre supporta chi eroga o utilizza la propria soluzione di firma, fornendo tutta la documentazione necessaria ed offrendo consulenza mirata sugli adempimenti del Garante Privacy

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Buon lavoro!

Split Payment e IVA Pubbliche Amministrazioni: che cos’è, come funziona e come si applica

Quando un nuovo meccanismo viene introdotto per la prima volta nei sistemi amministrativi contabili spesso non si conoscono in anticipo le conseguenze pratiche della sua applicazione. Non fa eccezione il cosiddetto “split payment”, introdotto dall’art. 1, comma 629, lett. b) della L. n. 190/2014 (Legge di Stabilità 2015) che, dal primo gennaio, ha inserito il nuovo art. 17-ter nel corpus del decreto Iva (D.P.R. n. 633/1972).

In base a questa norma, per le cessioni di beni e per le prestazioni di servizi effettuate nei confronti dello Stato, degli organi dello Stato ancorché dotati di personalità giuridica, degli enti pubblici territoriali e dei consorzi tra essi costituiti ai sensi dell’art. 31 del D. Lgs. n. 267/2000, delle Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura, degli istituti universitari, delle aziende sanitarie locali, degli enti ospedalieri, degli enti pubblici di ricovero e cura aventi prevalente carattere scientifico, degli enti pubblici di assistenza e beneficenza e di quelli di previdenza, per i quali i suddetti cessionari o committenti non sono debitori d’imposta ai sensi delle disposizioni in materia d’imposta sul valore aggiunto, l’imposta è in ogni caso versata dai medesimi secondo modalità e termini fissati con decreto del Ministro dell’economia e delle finanze (anticipate dal comunicato stampa del Mef del 9 gennaio scorso).

La norma prevede che per queste operazioni non siano più i fornitori ad essere obbligati al versamento dell’imposta ma quest’obbligo viene trasferito in capo gli Enti committenti che quindi tratterranno l’importo dell’IVA in occasione del pagamento della fattura.

Come chiarito dal citato comunicato stampa del Mef del 9 gennaio 2015, il nuovo sistema di pagamento dell’IVA si applica alle operazioni fatturate a partire dal 1° gennaio 2015, per le quali l’esigibilità dell’imposta si verifichi successivamente a tale data.

Ci occupiamo anche delle conseguenze che subiranno le società di capitali sportive dilettantistiche, le associazioni sportive dilettantistiche e, più in generale, tutte le associazioni senza scopo di lucro che applicano il regime forfettario della legge n. 398/1991 (ma gli stessi ragionamenti possono essere condotti per tutti coloro che applicano un sistema forfettario di determinazione dell’Iva da versare).

Com’è noto, infatti, per questi soggetti l’imposta da versare è determinata in maniera forfettaria, secondo le disposizioni previste dal sesto comma dell’art. 74 del D.P.R. n. 633/1972. Per calcolare l’Iva da versare bisogna quindi fare riferimento all’imposta relativa alle operazioni attive (quella indicata nelle fatture emesse, quindi), alla quale devono essere applicate le percentuali di detrazione indicate nel citato sesto comma dell’art. 74 del D.P.R. n. 633/1972. L’Iva da versare è quindi forfettizzata con l’applicazione, in via ordinaria, di una detrazione pari al 50% dell’imposta relativa alle operazioni imponibili. La stessa percentuale si applica, a decorrere dal 13 dicembre scorso, anche alle prestazioni di sponsorizzazione (in precedenza, come si ricorderà, la detrazione era limitata al 10%), mentre per le cessioni o concessioni di diritti di ripresa televisiva e di trasmissione radiofonica la detrazione compete in misura pari al 33% dell’imposta relativa alle operazioni stesse.

Il “vantaggio” riconosciuto al regime della L. n. 398/1991 è quindi quello di poter trattenere una quota dell’Iva incassata sulle fatture emesse.

In contabilità, questo importo determina una sopravvenienza attiva che non concorre a determinare il volume dei ricavi massimo consentito ai soggetti che applicano questo regime.

Facendo un esempio, per la fattura di un servizio di 10.000,00 euro con Iva pari a 2.200,00, si dovranno versare all’Erario 1.100,00 euro mentre altri 1.100,00 verranno mantenuti nelle casse dell’associazione.

E’ chiaro quindi che un meccanismo, quale quello dello split payment, che non prevede la liquidazione dell’imposta indicata in fattura al soggetto cedente o prestatore (in quanto versata in maniera autonoma e particolare) non solo reca un danno finanziario per coloro che applicano il regime forfettario della L. n. 398/1991 ma determina anche un indebito arricchimento per l’Erario. Tornando all’esempio sopra ricordato, infatti, l’Erario incasserebbe tutti i 2.200,00 euro relativi all’Iva quando invece, applicando la legge, avrebbe diritto ad incassarne solo la metà. E questo determina poi una perdita per le associazioni che non potranno più iscrivere nei propri bilanci la voce di entrata relativa alla parte di imposta sul valore aggiunto non versata.

La questione presenta quindi evidenti profili di legittimità che dovranno al più presto essere chiariti, magari prevedendo un correttivo che consenta ai soggetti in 398 di non subire alcuna decurtazione.

I vantaggi della Firma Grafometrica per il commercialista

Per un commercialista la firma grafometrica è una manna dal cielo . 

Ma pensate a questo :

• La copia ad uso interno con la firma del contribuente non viene più stampata
• La copia del contribuente non viene stampata e archiviata
• Non viene stampata la documentazione probatoria della dichiarazione
• Il commercialista può offrire il servizio di conservazione sostitutiva ai suoi clienti
• I clienti del commercialista non devono imparare a fare altre cose, ma firmano normalmente
• Non si vede un foglio di carta in ufficio
• Ci si sente completamente nativi digitali e si ha la bella sensazione di usare al meglio le nuove tecnologie
• Si utilizza una tecnologia usabile

 

La Firma Elettronica Avanzata e la Conservazione Sostitutiva consentono di tagliare i costi di produzione, gestione e archiviazione dei documenti:

1. Riduzione dei costi per carta, toner e manutenzione stampanti
2. Riduzione dei costi per raccoglitori e possibilità di riallocare i locali adibiti ad uso archivio
3. Riduzione dei costi di gestione, ricerca e archiviazione documenti
4. Facilità di individuazione dei documenti

Di seguito, prendiamo in esame il punto 1: la Riduzione dei costi per carta, toner e manutenzione stampanti.

Sono stati calcolati i risparmi derivanti dall’introduzione della Firma Elettronica Avanzata e della Conservazione Sostitutiva, prevedendo l’eliminazione sia della copia per il contribuente che la copia che resta allo studio del commercialista:

RISPARMI PER COMMERCIALISTA per n. 500 Dichiarazioni Mod. UNICO

–  n. 1 Modello Unico = 12 pagine
– 0,06 € costo per la stampa di un foglio (comprensivo di costi di stampa, toner, carta, fascicolazione)
– Risparmio per ogni dichiarazione: 0,72 €
– Costo per la gestione della pratica di ogni contribuente: 12 pagine + 12 pagine = 1,44 €

RISPARMIO TOTALE PER 500 DICHIARAZIONI: 720 €

12.000 pagine di documenti DEMATERIALIZZATI

Vuoi sapere come funziona?

Le novità del DMEF 17 giugno 2014: cancellati i 15 giorni per la conservazione delle fatture elettroniche

È stato finalmente pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 26 Giugno 2014  il Decreto del Ministero dell’Economia e delle finanze 17 giugno 2014, recante le “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto”, emanato ai sensi dell’articolo 21, comma 5, del Codice dell’Amministrazione digitale (D.Lgs. n. 82/2005).

L’attesissimo decreto in commento abroga e sostituisce il previgente DMEF 23 gennaio 2004, rendendo la conservazione elettronica delle fatture e dei documenti fiscalmente rilevanti estremamente più semplice e sicuramente meno farraginosa rispetto al passato: vediamo quali sono leprincipali novità.

La principale riforma rispetto alla disciplina precedente è sicuramente la tanto invocata abrogazione del termine di 15 giorni per la conservazione delle fatture, non più contemplato nel DMEF 17 giugno 2014. Il nuovo art. 3, in effetti, fa riferimento al comma 4-ter dell’art. 7 del D.L. 10 giugno 1994, n. 357, vale a dire che il processo di conservazione delle fatture elettroniche sarà allineato a quello di libri e registri contabili e dovrà essere completato entro il termine di tre mesi dalla scadenza prevista per la presentazione della dichiarazione annuale.

Un’altra importante novità riguarda la semplificazione delle modalità di comunicazione con l’Agenzia delle Entrate, alla quale non si dovrà più inviare l’impronta dell’archivio, ma si prevede esclusivamente che il contribuente indichi nella dichiarazione dei redditi che effettua la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti a fini tributari (art. 5).

Inoltre, il pagamento dell’imposta di bollo avverrà in un’unica soluzione, entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio, e non dovranno più effettuarsi le comunicazioni preventive e consuntive finora richieste (art. 6).

Il citato articolo 3, poi, evidenzia la maggiore coerenza della nuova disciplina sulla conservazione dei documenti fiscali con le recenti Regole tecniche sulla conservazione dei documenti, di cui al DPCM 3 dicembre 2013, laddove prescrive che il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul “pacchetto di archiviazione”.

In tal senso, anche al comma 2 dell’art. 2 si stabilisce che i documenti informatici rilevanti ai fini tributari hanno le caratteristiche dell’immodificabilità, dell’integrità, dell’autenticità e della  leggibilità, e utilizzano i formati previsti dal Codice dell’Amministrazione digitale e dalle relative Regole tecniche, scelti dal Responsabile della conservazione – il quale ne motiva la scelta nel manuale di conservazione -, e atti  a garantire l’integrità, l’accesso e la leggibilità nel tempo del documento informatico.

Dalle novità introdotte, emerge dunque la volontà del legislatore di dare una forte spinta per incentivare le imprese alla fatturazione elettronica e alla tenuta informatica dei registri contabili, anche alla luce degli obblighi di fatturazione elettronica già in vigore dal 6 giugno verso alcune PA e delle semplificazioni appena previste per la fatturazione elettronica tra le imprese, di cui alla recentissima Circolare n. 18/E del 24 giugno 2014.

La semplicità della conservazione sostitutiva delle fatture in 5 step

La conservazione sostitutiva consente di archiviare con un orizzonte temporale di anni documenti in formato elettronico invece che cartaceo.

Questa modalità di conservazione è ben definita dal Legislatore e richiede di seguire alcuni passi formali (in gran parte, accortezze di processo automatizzabili, una volta definite).

Poiché il documento del ciclo dell’ordine più importante da conservare è la fattura, gli analisti dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione hanno stilato un elenco dei 5 principali step da seguire per la conservazione sostitutiva delle fatture.

Ecco i passi principali:

Step 0 – Le fatture da cui partire

Per quanto riguarda il “ricevente” il documento fattura “passiva” può essere ricevuto in formato cartaceo (in tal caso, per poterlo dematerializzare, andrà prima scansionato) o in formati elettronici, strutturati (direttamente “leggibili” da parte dei sistemi informativi) o non strutturati (file immagine). Per quanto riguarda l’emittente è invece tutto più semplice: il documento fattura “attiva”, infatti, è praticamente sempre generato da un sistema informativo.

Step 1 – La firma digitale

Sul documento elettronico da conservare (come anticipato, la fattura “attiva” è un file prodotto internamente, la fattura “passiva” è un file ricevuto in elettronico oppure un file che deriva da una scansione dal cartaceo) viene apposta una firma digitale. Se la fattura “passiva” è firmata all’origine, non occorre firmarla nuovamente.

Step 2 – L’indicizzazione

Al documento elettronico viene associato un subset di dati (n° fattura, partita IVA e via dicendo), che consentono di “indicizzare” il singolo documento (e di effettuare successive ricerche nell’archivio).

Step 3 – Il lotto di conservazione

La singola fattura entra a far parte di un “lotto di conservazione”, che raggruppa anche un gran numero di fatture (per esempio, tutte quelle di un determinato periodo) assicurando di garantire sia l’ordine cronologico sia la completa continuità per ciascun periodo d’imposta (per esempio, tra le fatture n° 12 e n° 15 devono necessariamente essere presenti la n° 13 e la n° 14).

Step 4 – la chiusura del lotto con marca temporale e firma

I lotti di conservazione vengono marcati temporalmente (la marca temporale si appone collegandosi con il sistema esterno di una Certification Authority e sancisce il momento esatto in cui avviene l’operazione di marcatura) e vengono firmati digitalmente apponendo la firma digitale del Responsabile della Conservazione Sostitutiva. In questo modo, i lotti di conservazione sono “cristallizzati” e non potranno più essere modificati.

Una volta completato questo percorso, i lotti vengono conservati secondo le durate previste dalle disposizioni normative (per le fatture, 10 anni). È inoltre obbligatorio, per chi fa conservazione sostitutiva, trasmettere annualmente all’Agenzia delle Entrate una comunicazione specifica, contenente l’impronta e la marca temporale dell’archivio di conservazione.

Con la nostra esperienza, con le  competenze acquisite  e grazie all’ausilio di  soluzioni tecnologiche estremamente semplici, ti accompagniamo nel gestire il processo dalla sua nascita fino alla conservazione a norma, senza acquistare costosi applicativi da installare in sede. 

Fatturazione elettronica – il ruolo del commercialista – la semplicità della nostra soluzione

A pochi giorni dall’entrata in vigore della normativa in tema di fatturazione elettronica verso la Pubblica amministrazione, sono in tanti i clienti che mi chiedono delucidazioni in merito.

Devo ammettere che tra nebulosità di normativa e tecnicismi vari, affrontare tale processo può sembrare non proprio semplice.

In sintesi:

1) Produzione della fattura in formato Xml

2) Firma del file e applicazione di marca temporale

3) Gestione Notifiche e ricevute

4) Conservazione sostitutiva

Il ruolo del commercialista sarà, come al solito, fondamentale. I clienti si appoggeranno allo studio per adempiere a quanto richiesto dalla normativa.

Per aiutare il commercialista, abbiamo implementato una piattaforma semplice, immediata, intuitiva, automatica e completa.

La piattaforma di FatturaXML è costituita da un’applicazione web-based, gestisci con facilità tutti i passaggi della Fatturazione Elettronica:

1. Presentazione e invio fatture
2. Conservazione sostitutiva
3. Gestione notifiche e ricevute
4. Firma digitale
5. Integrazione con Sistema di Interscambio Sogei

Il servizio di Fatturazione Elettronica è nativamente integrato con quello di Conservazione Sostitutiva: l’applicazione prevede anche la Conservazione Sostitutiva dei documenti prodotti e il mantenimento dell’archivio dei documenti secondo la normativa vigente in materia.

Facile e sicuro. Pochi click e gestisci l’intero flusso, fino alla Conservazione Sostitutiva!

Pensa a tutto lui!

Pochi, semplici passaggi automatici e sei tranquillo: con FatturaXMLpredisponi e invii le Fatture Elettroniche alla PA, ricevi le notifiche di conferma dal SDI e mandi tutto in Conservazione Sostitutiva.

Se vuoi saperne di più, contattami o scrivi un commento.

Buon lavoro